O firmă nu poate exista fără cash. De aceea, gestionarea lui este vitală.
Ca să susții afacerea, să poți plăti furnizorii, salariații și datoriile la bănci și la stat, trebuie să înțelegi fluxul de intrări și ieșiri de cash și, mai mult, să înțelegi ciclul de conversie a banilor în firma ta. O să-ți prezint mai jos modul de calcul. E simplu de înțeles.

Analizează cât cash intră și cât iese din firma ta

În afacerea ta ai atât intrări cât și ieșiri de cash într-o anumită perioadă, să spunem o lună. Acesta este cash flow-ul lunar. El măsoară încasările și plățile din firma ta în acea lună. Nu întotdeauna încasările se întâmplă în momentul emiterii facturilor către clienți și nici toate plățile în momentul emiterii facturilor de către furnizori.

În consecință, în aceste situații, ne așteptăm să încasăm sau să plătim mai târziu față de momentul facturării. Când? La termenele de plată stabilite contractual cu furnizorii și clienții. De exemplu, facturezi în mai și încasezi în iunie, dacă termeneul de plată al clientului este de 30 zile. Sigur, se pot întâmpla și întârzieri față de aceste termene, lucru care întârzie și mai mult încasarea.

Vreau însă să reții ideea termenelor de plată, pentru că sunt importante atunci când vorbim despre cash-ul afacerii și despre ciclul de conversie a banilor.

Sunt trei elemente care influențează cash-ul afacerii tale în mod direct:

1.    Facturile neîncasate – respectiv intrările de cash flow așteptate, pentru care ai emis facturi clienților pentru produsele sau serviciile tale

2.    Facturile de plată – respectiv sumele pe care le datorezi funizorilor pentru produsele sau serviciile pe care ți le-au facturat, dar pe care nu le-ai achitat încă

3.    Stocurile – reprezintă materiile prime sau produsele finite pe care le-ai achiziționat de la furnizori și urmează să le vinzi clienților.

Calculează ciclul de conversie a banilor în firma ta

Acest ciclu măsoară cât de repede convertește firma ta cashul în stocuri și apoi cât de repede transformă stocurile înapoi în cash.

Gândește-te că în acest ciclu tu de fapt adaugi valoare, generezi o marjă de profit pentru afacerea ta. Cu cashul rezultat cumperi din nou, vinzi din nou și faci marjă din nou. În felul acesta crești afacerea și faci mai mulți bani. Acesta e obiectivul tuturor antreprenorilor, nu-i așa?

De aceea este important să știi cât de lung este acest ciclu – câte zile sunt între momentul în care achiziționezi materie primă, materiale, produse finite și momentul în care încasezi banii de la clienți după ce le-ai vândut produsele.  De ce? Pentru că în timpul acesta banii sunt blocați și nu îi poți folosi să investești în afacere.

În consecință, te interesează ca acest ciclu să fie cât mai scurt. Vrei ca acest cash să se miște cât mai repede și să genereze cât mai multă marjă.

Asta înseamnă ca numărul de zile de stocare trebuie să fie cât mai scurt și numărul de zile de încasare de asemenea.

Pe de altă parte, fii atent și la termenele de plată către furnizori. Cu cât este mai mare numărul de zile de plată cu atât mai mult cash îți rămâne să finanțezi afacerea. Însă, nu poți exagera folosind acești bani. Gândește-te că, poate, la un moment dat vânzările, respectiv încasările tale pot să scadă. Sau stocurile pot să zacă mai mult în depozitul tău fără să fie vândute. Ce faci în această situație, dacă ai acumulat datorii prea mari la furnizori ?

pastrează echilibrul

E nevoie să ții această balanță în echilibru. Iar acest echilibru îl atingi atunci când:

Numărul mediu de zile de stocare (NS) + numărul mediu de zile de încasare (NÎ) = numărul mediu de zile de plată (NP)

NS = stocuri/cheltuieli cu mărfurile x 30 (sau 365 pentru un an)
NÎ = sold clienți/cifra de afaceri x 30 (sau 365 pentru un an)
NP= sold furnizori/cheltuieli cu mărfurile x 30 (sau 365 pentru un an)

Acest echilibru rezultă din formula ciclului de conversie a banilor:

Numărul de zile de stocare + numărul de zile de încasare – numărul de zile de plată = ciclul de conversie a banilor

Dacă numărul de zile de stocare + numărul de zile de încasare este mai mare decât numărul de zile de plată, înseamnă că plătești furnizorii înainte să încasezi stocul pe care l-ai vândut. În cazul acesta ai nevoie de finanțare suplimentară ca să susții afacerea și să îți plătești funizorii.

Dacă numărul de zile de stocare + numărul de zile de încasare este mai mic decât numărul de zile de plată, înseamnă că plătești funizorii după ce încasezi stocul pe care l-ai vândut. Deci operațiile tale zilnice generează suficient cash astfel încât nu ai probleme de plată a facturilor.

Cu cât ai mai multe cicluri de conversie într-un an, cu atât rulezi mai mult cash ca să faci mai multă marjă, deci mai mulți bani în firma ta.

La polul opus, cu cât ciclul este mai lung și total dezechilibrat, cu atât te apropii mai mult de incapacitate de plată, deci de insolvență. Așadar, măsoară și tu ciclul de conversie în firma ta și fă tot ce poți ca să-l controlezi

Cum poți influența acest ciclu pentru crește cash-ul AFACERII TALE?

Din formula de mai sus, deducem că sunt 3 moduri prin care poți optimiza cash-ul afacerii tale:

1. Redu numărul de zile de stocare

Acest lucru implică, în primul rând, dimensionarea corectă a stocurilor. Nu face overstoc, pentru că ulterior poți fi în situația în care, posibil, va trebui să aplici o politică de discounturi care poate pune în pericol marja ta de profit. Analizează-ți produsele și vezi care vând și care doar ocupă spațiul din depozit. Stabilește portofoliul de produse care vând și asigură-te că faci comenzile în concordanță  cu analiza de vânzări.

2.    Redu termenele de încasare de la clienți și asigură-te ca ai cât mai puține facturi neîncasate într-o anumită perioadă. În funcție de cum arată echilibrul descris mai sus negociază cu clienții termenele de plată și menține o relație bună cu ei pentru a evita întârzierile de plată.

3.    Încearcă să crești numărul de zile de plată la furnizori ca să ajungi în echilibul descris. Negociază cu furnizorii termenele care să te mențină în echilibru. De exemplu, dacă numărul mediu de zile de stocare în firma ta este, să spunem, 7 zile și numărul de zile de încasare este tot 7 zile, numărul de zile de plată ar trebui să fie suma lor, respectiv 14 zile – pentru a fi în echilibru.

asigură-te că ai surse de finanțare

În cazul în care nu reușești să atingi echilibrul în ciclul de conversie a banilor și ești în situația în care plătești furnizorii înainte să încasezi, asigură-te ca ai surse de finanțare suplimentară. Fie din surse proprii, ale acționarului, fie de la bănci, investitori. Ai nevoie să susții activitatea firmei.

Însă nu uita că profitul și cash-ul afacerii tale sunt două concepte financiare legate între ele. Profitul este cel care va converti în cash. Asigură-te că acesta crește și, mai devreme sau mai târziu, și cashul tău va crește, dacă ai grijă să te asiguri că respecți echilibrul de mai sus.

Dacă vrei să afli mai multe despre indicatorii afacerii tale și despre cum urmărești bugetul de venituri și cheltuieli intră aici și vei primi un mini-curs gratuit despre Cum îți planifici bugetul și cum controlezi banii afacerii tale.