Am scris deja destul de mult despre cât de importantă consider că este planificarea bugetului pentru orice afacere. Un articol recent pe acest subiect găsești aici.

Și tocmai pentru că mi se pare un proces-cheie în mersul oricărui business, voi reveni periodic la această temă, insistând asupra rolului crucial pe care planificarea bugetului și gestionarea lui îl joacă în viitorul unei afaceri.

Există încă foarte multe companii, cu cifre de afaceri mai mari sau mai mici, care nu folosesc instrumentele bugetului în sistemele lor de lucru, pentru că cei mai mulți manageri percep procesul bugetării ca pe o corvoadă și ca pe un demers cât se poate de anevoios.

Cred însă că este esențial să înțelegem că, mai mult de 90%, bugetul înseamnă decizii, strategie, prioritizare și cunoașterea afacerii în toate dedesubturile sale, doar restul de 10% fiind cifre.

Planificarea bugetului nu înseamnă să faci contabilitate, ci doar să preiei date înregistrate de contabil. Pe baza acestora vei face estimări și prognoze, luând în calcul numeroase variabile – condițiile economice, de piață, strategia de produs și de abordare a clienților, prioritățile afacerii tale sau altele.

Îți garantez că după ce vei simți pe pielea ta forța cu care bugetul acționează ca suport în organizarea și planificarea întregii afaceri, îți va fi greu, chiar imposibil, să mai revii la un alt sistem de lucru.

Pentru că lucrez de foarte mulți ani cu acest instrument, înțeleg pe deplin cât de mult contează să ai un buget bine făcut. Un buget bine făcut contribuie decisiv la luarea deciziilor strategice în orice afacere.

1. Mobilizează-te și fii perseverent! După ce ai conștientizat că ai nevoie de bugetul de venituri și cheltuieli al business-ului tău, ca să înțelegi lucrurile în ansamblul lor, va trebui să parcurgi întregul proces, cu rigoare și consecvență. Vei obține astfel un sprijin valoros – o hartă și un ghid operațional care te vor ajuta să iei măsurile potrivite, adaptate contextului, lucrând proactiv la creșterea afacerii tale. Vei face lucrurile să se întâmple, nu să ți se întâmple. Cele mai multe firme nu lucrează cu un buget și ajung mai devreme sau mai târziu să aibă probleme de profitabilitate și de cash. Unele ajung chiar să lupte pentru supraviețuire.

• Tratează bugetul ca pe un proces de luare a deciziilor strategice. Cele mai multe firme abordează bugetarea ca pe un simplu exercițiu al cifrelor. Planificarea bugetului este prea des atribuită exclusiv celor din departamentul financiar, despre care credem că trăiesc și lucrează în bula lor, deconectați de restul echipei și de strategia generală a companiei. Însă, când este bine și conștient făcut, bugetul îi ajută pe manageri să prioritizeze riguros opțiunile strategice și tactice. Nicio companie din lume nu are resurse nelimitate, și chiar și cele care au resurse semnificative trebuie să planifice cu grijă, ca să se asigure că proiectele lor generează suficiente rezultate. Altfel vor avea mai puține resurse în viitor. Bugetarea este procesul prin care, în primul rând, putem genera lista obiectivelor pe care vrem să le atingem; apoi, este instrumentul prin care le prioritizăm pe cele care se pot realiza în următorul an.

• Implică în proces întreaga echipă de management. Pregătirea unui buget ar trebui să fie un proces colaborativ și este un prilej bun să pui întreaga echipă pe aceeași lungime de undă. Pentru managerii de departamente este o oportunitate să facă lobby pentru inițiativele importante în departamentele lor în următorul an. Este, de asemenea, un prilej pentru cei din top management să comunice care sunt așteptările de la fiecare department în parte, iar pentru cei din echipă să discute despre resursele necesare în realizarea obiectivelor setate. Multe afaceri folosesc bugetul pentru a determina reperele bonusurilor și stimulentelor pentru angajați. În consecință, un buget bine făcut este esențial atât pentru succesul individual al angajaților, cât și pentru firmă, în ansamblul ei.

• Gândește granular. Cu cât este mai precis și mai detaliat, cu atât bugetul tău va fi mai clar și mai exact. Dacă ai mai multe variabile care contribuie la succesul unei categorii de produse sau servicii, include-le în buget și proiectează diverse scenarii, cât mai detaliat. Să consideri un procent general de creștere comparativ cu rezultatele anului anterior nu este suficient pentru a genera un buget pe care să te bazezi. Fă planificarea bugetului pe persoană, pe oră, pe produse și pe magazine. Asigură-te că legi costurile variabile de factorii care le generează și că blochezi costurile fixe. Asta va permite managementului să înțeleagă mai bine pârghiile fine prin care poate crește profitabilitatea.

• Fii onest în legătură cu rezultatele. Cele mai slab construite bugete ignoră rezultatele curente și iau în considerare un trend pozitiv, indiferent de cât de rău stau lucrurile la momentul respectiv. Planificarea bugetului trebuie să includă o apreciere onestă a prezentului și o evaluare a strategiilor care trebuie implementate. Pornind de la nivelul actual de performanță, strategiile sunt menite fie să mențină lucrurile pe linia de plutire până când situația macro-economică se ameliorează, fie să îmbunătățească rezultate. În situații de criză, poate fi potrivit să reduci cheltuielile și planurile de capital până când contextul economic va fi mai prietenos. Așteptările nefondate nu pot sprijini o strategie de bugetare. Nu estima rezultate pozitive, bazându-te doar pe speranța că ele vor fi foarte bune. Pentru orice estimare corectă, ai nevoie de fundament și de măsuri concrete.

• Evaluează periodic performanța în comparație cu estimările. Un simptom al afacerilor care nu iau bugetul în serios este absența monitorizării rezultatelor concrete în raport cu cele estimate. De obicei, unele departamente vor depăși bugetul, altele vor fi sub buget. Însă managementul poate ajusta planul în funcție de nevoi, pe baza analizelor și a observațiilor periodice (preferabil lunare). Acest aspect este cu atât mai important dacă bugetul solicită un plan de capital specific sau dacă bonusurile angajaților depind de buget. La sfârșitul anului fiscal va fi probabil prea târziu să faci ajustări pentru atingerea obiectivelor incluse în buget.

• Folosește bugetul ca bază pentru planul tău pe termen lung. Bugetul este un prim pas foarte important în construirea unui plan pe termen lung. Adesea, efectele depline ale cheltuielilor și investițiilor făcute într-un anumit moment, se văd câțiva ani mai târziu. Multe afaceri câștigă mai puțin în primii ani sau imediat după o investiție majoră. În acest caz, un plan multi-anual este necesar pentru a măsura cât durează până când investiția produce rezultatele așteptate. După ce ne însușim rutina și practica planificării unui buget puternic, ca parte a planului nostru pe termen lung, întregul proces devine mult mai ușor.

Dacă vrei să afli mai multe despre indicatorii afacerii tale și cum urmărești bugetul de venituri și cheltuieli click aici și vei primi un mini-curs gratuit despre Cum îți planifici bugetul și cum controlezi banii afacerii tale.