Mini-seria articolelor despre cele 3 rapoarte ale Bugetului de venituri și cheltuieli, ca instrument de planificare financiară, continuă cu un material despre ce este Cash Flow-ul.

Despre P&L am scris deja aici. Pe scurt, este un instrument care îți oferă informații prețioase despre venitul și profitul dintr-o anumită perioadă de timp.

Bilanțul, pe care îl voi detalia într-un articol viitor, este o radiografie a stării de sănătate financiară a afacerii, la un moment dat.

Dintre cele 3 instrumente ale Bugetului de venituri și cheltuieli, Cash Flow-ul este mai puțin folosit în contabilitatea firmelor mici și mijlocii. Dar, de fapt, ce este Cash Flow-ul? Ei bine, este instrumentul care îți spune cât de eficient își controlează firma ta cash-ul și pe ce anume îl cheltuie. Indiferent de dimensiunea firmei. Cash-ul (sau numerarul) este „sângele afacerii”. Dacă nu poți plăti angajații, furnizorii și taxele, afacerea ta nu poate funcționa. Însă dacă înțelegi cum să-l controlezi, vei reuși să-ți susții și să-ți dezvolți afacerea din ceea ce produci, fără să te împrumuți la fiecare nouă achiziție de marfă.

Probabil ți s-a întâmplat să te întrebi uneori de ce în contul firmei nu sunt bani, deși contabila îți spune că firma are profit. Acest lucru se întâmplă pentru că profitul și cash-ul pot fi două lucruri diferite.

Profitul reprezintă diferența dintre venituri și cheltuieli. Contabilitatea înregistrează veniturile la momentul facturării, iar cheltuielile la momentul la care furnizorii emit facturile pentru produsele sau serviciile prestate.

Înregistrarea veniturilor nu determină neapărat creșterea cash-ului din bancă la momentul la care s-a emis factura de venit. La fel, înregistrarea cheltuielilor nu conduce automat la scăderea cash-ului din bancă în momentul la care furnizorul a emis factura. Intervin aici termenele de încasare și de plată. Dacă termenul de încasare de la client este, să spunem, de 30 de zile, venitul din contabilitate va fi înregistrat la momentul facturării, iar cash-ul va crește în bancă luna următoare.

O altă diferență între înregistrările din P&L și cele din Cash Flow provine din TVA. Veniturile și cheltuielile înregistrate în P&L nu includ TVA. În timp ce Cash Flow-ul cuprinde încasări cu TVA (dacă firma ta este plătitoare de TVA) și plăți cu TVA. Urmărește aceste diferențe ca să ai răspunsul la întrebarea Unde s-au dus banii?

Ce mai trebuie să știi despre Cash Flow este că are 3 secțiuni principale. Făcând distincția dintre acestea, vei avea o imagine clară asupra modului în care firma face și cheltuiește banii.

Prima secțiune reprezintă Cash Flow-ul din operații sau Cash Flow-ul operațional. Aceasta este cea mai importantă parte a Cash Flow-ului. Pentru că îți arată cât cash generează operațiile efective ale afacerii, adică din vânzările de produse sau servicii ale firmei tale. Cash Flow-ul operațional trebuie să fie pozitiv și crescător de la o lună la alta.

Următoarea secțiune este Cash Flow-ul din activități investiționale. Acesta reprezintă cash-ul care iese din firma ta pentru investiții. Sau cash-ul care intră în firmă din vânzarea unor utilaje, echipamente sau mașini pe care firma ta le-a folosit. Acest tip de Cash Flow este în afara activității principale a afacerii, aceea de a vinde produse și servicii. În această secțiune găsești mijloacele fixe pe care firma le-a cumpărat (mașini, utilaje, echipamente sau chiar o altă firmă).

Ultima secțiune este Cash Flow-ul din activități financiare. Acesta sumarizează tranzacțiile cash care includ împrumuturi sau aport de capital. De exemplu, aici putem vedea dacă firma a emis noi acțiuni, dacă a distribuit și plătit dividende sau dacă a platit ratele la bancă. La fel ca în cazul Cash Flow-ului din activitățile investiționale și această secțiune este în afara activității principale a afacerii.

Suma acestor 3 tipuri de Cash Flow dă imaginea schimbărilor de cash într-o anumită perioadă. Cash Flow-ul net este diferența dintre cash-ul pe care îl are o firmă la începutul perioadei și valoarea acestuia la sfârșitul perioadei (de exemplu, la începutul și sfârșitul unei luni sau ale unui an).

1. Stabilește termenele de încasare și de plată astfel încât să existe o egalitate între cele două, respectiv să plătești când încasezi

Dacă activitatea ta presupune stocuri de marfă, asigură-te că plătești furnizorilor când stocurile de marfă au fost livrate, dar și încasate de la clienți, nu mai devreme. Doar eficientizând această corelație poți avea acces la cash mai rapid decât până acum. Iar cu acel cash poți cumpăra mai repede noi stocuri de produse prin care crești profitul, respectiv cash-ul firmei.

2. Evită extinderea repetată a termenelor de plată către furnizor și colectarea rapidă de la clienți

Dacă la un moment dat vei înregistra venituri mai mici, te vei dezechilibra din punct de vedere financiar și îți va fi dificil să plătești furnizorii.

3. Dimensionează corect necesarul de stoc

Nu bloca lichiditatea în stocuri de marfă foarte mari, pentru care ulterior va trebui să faci un efort de vânzare foarte mare. În aceste cazuri, dacă oferi un discount suplimentar pentru „a scăpa” de ele, marja, respectiv profitul, vor fi afectate și ajungi într-un cerc vicios. Fă-ți întotdeauna calculele înainte de a comanda stocuri.

4. Fii atent la cheltuielile pe care le faci

Acestea trebuie să fie tot timpul corelate cu venitul pe care îl estimezi pentru ca afacerea ta să fie sustenabilă. Asigură-te că ai eliminat cheltuielile neesențiale și că păstrezi și optimizezi acele cheltuieli care te ajută să generezi venituri suficiente.

5. Fă-ți rezerve de numerar pentru 3-6 luni de activitate

Te poți lovi oricând de situații în care rămâi fără cash. Dacă în afacerea există sezonalitate sau apare o situație de criză, generată de neajunsuri ale firmei sau de instabilitatea economică, asigură-te că ai rezerve suficiente pentru a acoperi cheltuielile firmei pe o perioadă minimă de 3 luni.

Afacerea ta poate fi profitabilă, dar să nu producă suficient cash. Sau poate avea cash, dar să nu fie profitabilă. Ca să ai o afacere care produce atât cash, cât și profit, învață să folosești eficient cele 2 instrumente ale bugetului:
P&L–ul – instrumentul de profitabilitate și Cash Flow-ul – instrumentul de numerar.

Dacă vrei să afli mai multe despre indicatorii afacerii tale și cum urmărești Bugetul de venituri și cheltuieli, click aici și vei primi un mini-curs gratuit despre Cum îți planifici bugetul și cum controlezi banii afacerii tale.