Planificarea afacerii, în general, și a bugetului, în special, ar trebui să fie preocuparea principală a antreprenorului la început de an. Ideal ar fi ca procesul să aibă loc în ultimul trimestrul al anului anterior. Dacă vrei să setezi o rutină și o disciplină în procesele din afacerea ta, sunt convinsă că vei integra procesul planificării lui 2022 în agenda ultimelor luni din 2021.

Chiar și celor care au aceasta rutină, le va fi dificil să prognozeze rezultatele unui an în care efectele lui 2020 vor continua să amenințe stabilitatea și predictibilitatea în afaceri.

Cu toate acestea, nu trebuie să ne lăsăm descurajați. Provocările au venit la pachet cu cele mai importante lecții. Când facem planificarea lui 2021, e momentul să punem în practică tot ceea ce am învățat în această perioadă.

Conform unor date recente, pentru 66% dintre antreprenori managementul cash-ului a fost principala grijă în 2020. Una dintre primele decizii a fost reducerea cheltuielilor operaționale, eliminarea costurile neesențiale, atenția sporită pentru fiecare sumă cheltuită.  Până în 2020 firmele își planificau bugetul folosind asumpții bazate pe un istoric al trendurilor, relativ previzibile. În timpul pandemiei, fiecare element de cost a fost pus sub lupă, din nevoia de a reduce cât mai mult scurgerile inutile de cash.

Cred că și în 2021 ar trebui păstrat focusul asupra cheltuielilor. Încă nu avem certitudinea că anul acesta vom reveni la ceea ce ne era cunoscut înainte de pandemie.

Veniturile majorității firmelor s-au redus în 2020. Pentru multe, revenirea la nivelul lui 2019 a devenit un obiectiv pentru următorii câțiva ani. Pentru cei mai optimiști, 2021 este anul în care speră să atingă din nou nivelul lui 2019. Există, evident, și afaceri care au prosperat în 2020.

Din păcate, numărul afacerilor afectate a fost mult mai mare. De aceea, acestea ar trebui să mențină controlul cheltuielilor, să se concentreze asupra celor strict necesare conservării, dar și posibilei creșteri a veniturilor. O astfel de abordare îi va forța să-și re-configureze afacerea mai eficient. Să-și regândească modul în care își folosesc resursele pentru a obține rezultate cel puțin similare celor din 2020.

Trebuie să fim conștienti și să ne asumăm că anul acesta ar putea fi un an nefast. Poate mai dăunător afacerilor decât 2020 sau, dimpotrivă, un an mai bun, așa cum sperăm.

Ar fi sănătos să fim pregătiți pentru oricare dintre variante.

De aceea, planificarea ar trebui să cuprindă trei scenarii: cel mai bun, cel mai prost și cel mai probabil. Care este cel mai negru scenariu? Se poate mai rău decât 2020? Realist vorbind, nimeni nu știe. Totuși, ca să fim la adăpost de orice pericol, ar trebui să luăm în considerare și un astfel de scenariu pesimist. Dacă veniturile ar scădea și mai mult, să spunem cu 50% față de 2020? Știu că n-ai vrea să citești asta, dar vom ajunge și la scenarii mai optimiste.

Dacă veniturile chiar ar scădea cu până la 50% în 2021, cum te vei descurca cu cheltuielile? Cum vei produce cu costuri mai mici? Cum vei organiza și mai bine munca de acasă? Cum vei redimensiona spațiul pentru cei care trebuie să vină la birou? Cum vei automatiza relația cu clienții și mai ales cu cei cărora le livrezi produse sau servicii online? Cu siguranță există soluții. O parte din ele presupun renegocieri cu furnizorii, posibile noi concedieri, optimizarea proceselor și a timpilor de producție.

Cel mai probabil scenariu ar fi acela în care majoritatea firmelor vor păstra nivelul veniturilor ca în 2020. Probabil că deja au luat măsurile necesare, au făcut ceea ce trebuie și au căpătat o minimă experiență. În 2021, accentul va fi pus pe optimizare și pe asimilarea acestor noi moduri de acțiune, mult mai eficiente, pentru a le tranforma în proceduri standardizate.

Toate acestea au rolul de a pregăti firma pentru cel mai bun scenariu în care veniturile ajung la nivelul anului 2019 sau peste. În acestă variantă, portofoliul de clienți se diversifică, iar afacerea trebuie să automatizeze procesele de customer care, de livrare, de logistică si celelalte procese organizaționale, atât pentru online cât și pentru offline. În plus, firma ar trebui să-și folosească resursele proprii pentru activitățile-cheie și să externalizeze activitățile secundare. Pe scurt, mapăm procese, externalizăm și stabilim proceduri.

În concluzie, această perioada tumultoasă, ne-a oferit atât răgazul cât și oportunitatea de a privit mult mai atent si mai riguros propria afacerea pentru a o pregăti pentru o “nouă eră”. Planificarea ca rutină și disciplină trebuie să rămână unul dintre procesele cheie, flexibile pe care să învățăm să le rafinăm tot mai mult.

Dacă vrei să afli mai multe despre cum urmărești bugetul afacerii tale click aici și vei primi un mini-curs gratuit despre Cum îți planifici bugetul și cum controlezi banii afacerii tale.