Conform unui studiu făcut de Biroul de Statistică a Muncii (BSM), un procent de 29% din afaceri eșuează pentru că rămân fără cash. Nu au și nu urmăresc bugetul de venituri și cheltuieli al afacerii lor.

E și povestea lui George, un antreprenor care – într-o iarnă – a pierdut tot. A împrumutat bani ca să-și dezvolte afacerea. Nu a înțeles însă diferența dintre o creștere rapidă, precipitată, neplanificată și creșterea calculată, asumată, sănătoasă. Creșterea rapidă i-a consumat resursele de cash înainte să producă suficient profit și afacerea a eșuat.

În acest material îți prezint pașii prin care să îți întocmești și să urmărești bugetul tău de venituri și cheltuieli. Ca tu să nu ajungi niciodată în situația lui George.

Puși în fața provocării de a-și construi bugetul, unii antreprenori își văd pentru prima dată  afacerea cu alți ochi, iar reacțiile lor sunt de la entuziasm la… plâns. Cu toate acestea este un exercițiu foarte util, pentru că îi face să găsească – în timp util – soluții la problemele pe care le văd cu lentile mult mai bune și despre care înainte ar fi zis că nu există.

Înainte să parcurgem împreună pașii, vreau să-ți reamintesc că, atunci când planifici bugetul, să ai în vedere că este un instrument flexibil. Poți, și chiar este necesar și recomandat, să-l revizuiești de câte ori este necesar. De obicei, acest lucru se face lunar, după ce toate informațiile despre activitatea lunii respective vor fi finalizate.

De asemenea, dacă ai o echipă și o vei implica în realizarea planificării se va simți mult mai motivată, pentru că fiecare poate contribui prin experiența sa concretă la stabilirea obiectivelor realiste. De exemplu, oamenii de vânzări cunosc bine obiecțiile clienților când refuză să cumpere produsele firmei voastre. Dacă cele mai multe obiecții sunt în legătură cu prețul produsului, atunci decizia trebuie luată în legătura cu asta.

Ok, hai să parcurgem împreună care sunt pașii prin care planifici bugetul. Sunt 4. Vei vedea că te vor provoca să revizuiești întregul proces de business.

---

Înainte de a planifica bugetul de venituri și cheltuieli, revizuiește-ți viziunea afacerii tale, scopul ei.

Adună-ți echipa și gândiți-vă la următoarele:

1. care este nevoia specifică pe care produsele sau serviciile tale o acoperă și dacă acestea sunt soluția potrivită pentru a atrage suficienți clienți. Este această nevoie la fel acum comparativ cu începutul acestui an?
2. cine este clientul tău și ce îi oferi special ca el să continue să te aleagă și să te recomande? Dă-i un nume și fă-i o descriere cât mai completă.
3. cât de mare este piața ta, cât vrei să cucerești din ea și în cât timp?
4. care este cel mai potrivit model de business pentru clientul tău și cel mai profitabil pentru tine?
5. cum îți stabilești obiectivele de business ca ele să fie realizabile și să te ajute să îți securizezi și să îți dezvolți afacerea?
6. care sunt strategiile prin care vei atinge acele obiective, prin ce activități concrete le vei realiza și cu ce resurse?

Acest exercițiu te va ajuta să-ți clarifici direcția pe care vei merge, acțiunile pe care le planifici și resursele necesare, ca să-ți atingi scopul. Practic, îți vei cunoaște foarte bine clienții actuali și potențiali, vei ști la ce nevoie arzătoare răspunde soluția ta, respectiv produsul/serviciul tău, vei ști că piața căreia te adresezi este suficient de mare, vei înțelege modelul prin care afacerea ta produce bani, îți vei seta obiectivele, strategia și acțiunile concrete prin care produci bani, stabilindu-ți repere de timp și indicatori, pentru a măsura rezultatele.

1. P&L-ul este un document, un tabel în Excel, care reflectă valoarea veniturilor din fiecare lună versus valoarea cheltuielilor și îți dă o idee despre valoarea profitului net al acelei luni.
2. Cifrele cheie ale afacerii, cuprinse în P&L, prin care îți prezinți afacerea unui posibil investitor sau unui prieten sunt:

VENIT	50.000	100%
–
Costul produselor vandute	20.000	40%
=
Marja Brută	30.000	60%
–
Cheltuieli Operaționale (chirii, salarii, etc.)	20.000	40%
=
PROFIT	10.000	20%

În general, când vorbești despre aceste cifre, le exprimi în procentele pe care ele le reprezintă în venituri. Ai 60% marjă brută, 40% cheltuieli operaționale, 20% profit, spre exemplu.

3. În partea de sus a P&L-ului ai sursele de venit, apoi costurile produselor vândute. Din diferența acestora rezulta marja brută – primul indicator important al profitabilității. Apoi ai cheltuielile operaționale (chirie, utilități, marketing, salarii – de multe ori cea mai mare cheltuială, etc). Dacă scazi cheltuielile operaționale din marja brută, vei obține profitul brut. Din acesta scazi impozitul pe profit sau venit și ajungi la profitul net. Acesta este un exemplu tipic de P&L. Este simplu. Îl poate citi și un elev de clasa a 8-a.
4. Cred că unii antreprenori nu folosesc P&L-ul pentru că nu știu cum să-l facă citibil, cum să-l spargă în bucăți și să înțeleagă la ce se uită. Iată câteva tips-uri:

• Unul dintre lucrurile pe care trebuie să le faci încă de la început este să-ți separi sursele de venit. Apoi uită-te la cele mai importante dintre ele, dar și la cele care au cel mai mic potențial. De exemplu, dacă ai o activitate de comerț, împarte veniturile în categoriile de produse pe care le vinzi: produse alimentare, băuturi, țigări, etc. Dacă ai o activitate de servicii, împarte-le pe tipuri de servicii și clienți. Conform principiului lui Pareto, 80% din efecte sunt produse de 20% din cauze. Analizează care sunt liniile de business și/sau categoriile de produse care îți aduc 20% din rezultate (venit, marja brută) și concentrează-te pe ele. Tratează diferit cei 20% dintre clienți care îți generează 80% din business.
• Analizează-ți evoluția veniturilor, a marjei brute și a profitului din perioada anterioră ca să înțelegi trendurile, unde și de ce apar variații la nivelul firmei, dar și pe categorii. Compară aceeași lună din ani diferiți: venitul firmei din luna ianuarie 2020 cu venitul firmei din luna ianuarie 2019, de exemplu. Pune-ți întrebări despre aceste variații ca să clarifici acțiunile pe care le vei întreprinde.
• Fă același lucru pentru costul produsele vândute. De multe ori, contabilii pun costurile produselor vândute într-un singur cont. Dacă ai o firma de comerț te interesează să știi care este costul produselor vândute pe categorii și chiar pe produse. Dacă izolezi aceste costuri și le cunoști în detaliu, poti vedea marja brută a fiecăruia. Cunoscând aceste informatii poți negocia cu furnizorii costurile cu marfa și îți poți stabili o polítică de preț clară cu clienții, astfel încât să crești marja brută pe produs. Crescând marja brută crești profitabilitatea.
• La cheltuielile operaționale gândește-te care sunt obligatorii, absolut necesare (cum ar fi chiria, salariile oamenilor cheie) și care sunt ne-necesare, la care poți renunța sau le poți reduce. În felul acesta îți securizezi afacerea și generezi mai mult profit.

5. Compară veniturile și marja profitului tău cu cele al competitorilor ca să știi cum performează afacerea ta.
6. Până aici am vorbit despre analiza principalilor indicatori pentru perioada anterioară. Deja știi mai multe despre afacerea ta. Pentru a face planificarea, fă întâi asumpțiile de evoluție a acestor indicatori în lunile următoare, în raport cu datele istorice. Ce % de creștere estimezi că vor avea veniturile? Ce % de scădere/creștere vor avea cheltuielile cu marfa? Dar cele operaționale? La pasul 1 de mai sus ai analizat piața, produsul, clientii, etc. Când faci asumpțiile ține cont de aceste informații. Uneori poate trebuie să revizuiești direcția de mers și obiectivele în funcție de toate aceste date.
7. Calculează-ți pragul de rentabilitate (breakeven point) ca să știi cât trebuie să vinzi ca să acoperi toate cheltuielile.

Cifra de afaceri la pragul de rentabilitate = cheltuieli fixe/ (100% – cheltuieli variable/cifra de afaceri)

Pentru mine este poate cea mai importantă lecție pe care am învățat-o în business: Cash IS king! Vânzarea nu este completă fără încasarea valorii ei. Dacă valoarea unei vânzări nu va fi niciodată încasată, chiar daca este facturată, în final va fi înregistrată ca pierdere. Deci, mai ales în această perioadă, prioritar este cash-ul.

1. Fă-ți un sistem intern prin care urmărești zilnic facturile de încasat și cele de plată. Să știi exact câți bani intră și câți ies din bancă.
2. Calculează-ți vechimea soldului și fă-ți un sistem de avertizare, de notificare a clienților înainte de scadența facturilor. Păstrează comunicarea permanentă cu clienții si cu furnizorii.
3. Calculează-ți numărul mediu de zile de încasare și compară-l cu numărul mediu de zile de plată și asigură-te ca încasezi mai repede decât plătești. Dacă nu ești în această situație, fă tot ce poți să renegociezi termenele de plată cu clienții și cu furnizorii.
4. Pune în tabelul de Cash Flow încasările și plățile, corelate cu veniturile si cheltuielile din P&L, din fiecare lună și fă estimările pentru următoarea perioadă, știind care este soldul inițial de la care pornești. Vei observa că estimările îți arată dacă și când rămâi fără cash. E important pentru că vei ști să iei măsuri din timp și vei evita să ajungi în situația lui George.
5. Observă cash-ul care rămâne după acoperirea tuturor cheltuielilor – free cash – și decide ce vei face cu el: reduci datoriile, distribui dividente, faci investiții, etc.

… ca să știi ce bunuri ai și care sunt sursele de finanțare.

Bilanțul este ca o radiografie care reflectă situația firmei la un moment dat.

Pe baza datelor din bilanț vei putea calcula lichiditatea și solvabilitatea firmei.

1. Urmărește totalitatea activelor (bunurilor) afacerii și cum sunt finanțate (prin capitalul acționarului sau prin datorii)
2. Baza activelor deținute de firmă îți arată abilitatea de a genera venituri în viitor
3. Pasivul îți arată obligațiile viitoare ale afacerii
4. Capitalul de lucru – lichiditatea pe termen scurt
5. Structura capitalului – cum este finanțată o companie între datorii și capital

În fiecare lună, compară previziunile din P&L si Cash Flow cu cifrele realizate. Dacă ai atins sau depășit cifrele din previziune, sărbătorește! Dacă nu, verifică de ce și ce poți face mai bine.

O imagine de ansamblu este dată de citirea și folosirea tuturor celor 3 instrumente de mai sus.

Cu ajutorul P&L-ului compari profitabilitatea de la o luna la alta, de la un trimestru la altul, de la un an la altul (profit, marja brută, venit) si urmărești evoluția lor în raport cu industria din care faci parte. Compari procentul marjei brute, al marjei profitului net și vezi dacă acestea se îmbunătățesc în timp.

Cu ajutorul Cash Flow-ului vezi cât cash generează firma ta într-o perioadă de timp (săptămână, lună, an) din activitatea ei. Știi deja că profitul este diferit de cash. De ce? Momentele de înregistrare ale celor două diferă, în multe cazuri. Profitul se înregistrează fără TVA, cash-ul cu TVA. În plus, sunt cheltuieli non-cash care intră in calculul profitului, cum ar fi amortizarea. Ce e important este ca și profitul si cash-ul să fie positive și în creștere.

Bilanțul îți arată dacă firma ta are posibilitatea să-și plătească datoriile pe termen scurt, cât de pregătită este să-și continue activitatea, dar nu îți arăta cum se generează profitul.

După cum vezi, aceste trei instrumente care compun bugetul te ajută să-ți analizezi și să-ți planifici afacerea, privind-o din perspective diferite.

Când înveți să-ți cunoști și să-ți controlezi cifrele în acest fel, bugetul va deveni o unealtă indispensabilă în afacerea ta. Începi să iei decizii din ce în ce mai bune. George mi-a scris într-unul din e-mailuri: “Aș fi vrut să știu acești pași în iarna în care am pierdut tot”.

Cea mai mare revelație pe care o vei avea va fi structura pe care ți-o va da bugetul și claritatea, și acestea îți vor da încredere si fermitate în luarea deciziilor.

Dacă spui că nu știi de unde să iei cifrele, cere contabilului să ți le dea. Ia-ți o pauză de la activitatile zilnice sau folosește această perioadă să creezi cele două tabele și cere-i contabilului bilanțul. Fii curios să vezi care dintre categoriile de produse sau liniile de business produce cel mai mult și cum poți să le transformi cu adevărat în motoare ale afacerii tale. Fă asumpții, gândește ‘out of the box’ și vezi cum poate creativitatea ta să schimbe cifrele. Mi-a plăcut exprimarea unui antreprenor pe nume Daniel Matei: „Când e nasol nu se scot cifrele singure din belea. Oamenii scot cifrele din belea”.

Chiar dacă parcurgem o etapă dificilă, gândește în termeni de oportunități. Aceasta perioadă ar trebui să te provoace să fii deschis la a schimba ceva astfel încât să obții rezultate diferite.

Care este miza pentru tine ca să-ți securizezi afacerea și să o dezvolți? Gândește-te la asta. Eu îți spun că bugetul de venituri și cheltuieli te ajută să treci la următorul nivel de a face afaceri. Poți face asta.

Click aici pentru a primi mini-cursul gratuit despre Cum să controlezi banii afacerii tale. Vei primi informatii valoroase despre cum să-ți construiești și să-ți gestionezi bugetul de venituri și cheltuieli al afacerii tale.