Bugetul de venituri si cheltuieli este un instrument de validare a deciziilor tale

Te ajută să iei decizii bune.

Uneori simți că ai nevoie de cineva care să îți dea un feedback, un semn că ceea ce faci, faci bine.
Că nu lași lucrurile să se întâmple de la sine, fără un obiectiv.
Tu ești motorul, tu iei deciziile și știu că ai nevoie de repere.
Bugetul este acel suport, acel reper de care tu ai nevoie să te ghideze în deciziile tale.
Să-ți spună că decizia X a fost bună. Pentru că a generat rezultate concrete.
Și că, pentru perioada următoare, trebuie să iei deciziile Y și Z ca să ajungi acolo unde ți-ai propus.

Afacerea ta performează sau eșuează în funcție de calitatea deciziilor pe care le iei.

Decizia de a bugeta este, în sine, o primă decizie importantă

Nu ai folosit niciodată bugetul în afacerea ta? Dacă nu ai experimentat beneficiile lui,  înțeleg de ce te îndoiești de utilitatea lui.

Bugetul te ajută:

• să știi cât profit produce afacerea ta
• să vezi clar cât cash produce afacerea ta, pe ce cheltui banii
• să monitorizezi cheltuielile și să le restricționezi pe cele care nu sunt planificate
• să estimezi veniturile lunar, pe baza unui istoric, pe baza dinamicii pieței și a nevoilor clientului
• să vezi când este momentul potrivit ca să-ți distribui dividende
• să te asiguri că aloci suficienți bani și resurse obiectivelor strategice ale afacerii tale
• să stabilești priorități
• să te pregătești pentru crize, pentru situații speciale
• să vezi tot ansamblul afacerii tale.

Bugetarea este un proces

Planificarea bugetului este un proces constituit din mai mulți pași.

1. Stabilirea strategiei pentru perioada pentru care stabilești bugetul
2. Analiza istoricului rezultatelor firmei tale
3. Prognoza pentru perioada următoare
4. Urmărirea periodică a rezultatelor
5. Ajustarea bugetului

În fiecare din aceste etape iei decizii importante pentru afacerea ta.

Marile decizii pentru direcția de mers

În etapa preliminară bugetarii iei marile decizii strategice care, ulterior, vor fi validate și cu ajutorul bugetului.

Această etapă este extrem de importantă în stabilirea direcției de mers a afacerii.

Una dintre deciziile pe care le iei în această etapă este despre piata și industria în care concurezi. În funcție de industria pe care o alegi (sau ai ales-o), de faza ei de dezvoltare, dar și de etapa de dezvoltare în care se află firma ta, vei lua decizii cu privire la:

• diversificarea produselor sau serviciilor tale – noi linii de produse sau servicii
• investițiile pe care le faci
• aria geografică în care vei opera (local, național, internațional, global)
• modul cum vei monitoriza piața astfel încât strategia ta curentă și viitoare să fie bazată pe nevoile clienților
• resursele și abilitățile de care ai nevoie ca să obții rezultatele așteptate
• modelul de venit și de business, adică modul în care afacerea ta va produce bani în următoarea perioadă.

Ca rezultat al acestor decizii vei alege, probabil, una din variantele de mai jos:

• continui pe același model ca și până acum, respectiv operezi în aceeași piață, cu aceleași produse, dar va trebui să crești numărul de clienți prin acțiuni eficiente de marketing și vânzare – deci aloci în planul de buget o sumă pentru marketing;
• lansezi produsele existente într-o piață geografic nouă prin creșterea canalelor de distribuție sau vânzare (on și off line) sau prin deschiderea de noi magazine (cu management direct sau în franciză) – vei introduce în buget linii suplimentare,  atât la venituri cât și la costuri, cum ar fi salarii, logistică, chirii etc;
• lansezi noi produse sau servicii, sub același brand sau sub brand diferit;
• renunți la piața existentă și vei lansa produse noi într-o piață nouă, posibil folosindu-te, cel puțin parțial, de resursele existente;
• în funcție de mărimea afacerii tale, decizi să achiziționezi o altă afacere din piața ta sau dintr-o piață nouă.

Tot în această etapă decizi obiectivele financiare pentru perioada următoare, care vor fi validate prin construcția și urmărirea bugetului. Cât venit și cât profit îți propui pentru următorul an? Ce cotă de piață?

Sunt companii, precum Amazon, care au ca obiectiv primordial obținerea unei cote de piață cât mai mare, mai degrabă decât profitabilitatea, fapt demonstrat și de procentul mare – 82% –  de  gospodării din USA care sunt membrii Amazon prime, conform Consumer Intelligence Research Partners.

În plus, vei decide cine sunt persoanele responsabile de bugetare și care sunt obiectivele lor astfel încât obiectivele financiare ale firmei să fie atinse. În funcție de dimensiunea firmei, coordonatorului procesului de bugetare poți fi chiar tu (în firme mici, fără director financiar) sau directorul financiar (în firmele mai mari). În plus, echipa care participă este compusă din responsabilul de vânzări, de producție, de marketing și directori operaționali.

Ce merge si ce nu merge?

În etapa a 2 a – analiza istoricului rezultatelor firmei – evaluezi starea financiară actuală a afacerii tale.

Poți face această analiză la nivelul firmei sau al liniilor de business – al centrele firmei tale.

• Ce merge și ce nu în afacerea ta? Folosește datele istorice ca pe un ghid care îți poate indica veniturile și costurile probabile în viitor.

• Decizia de stabilire corectă a centrelor de profit pentru ca cifrele alocate fiecăruia să te ajute să îmbunătătești rezultatele firmei.

• Decizia de ajustare/regândire a modelului de venit, eventual de transformare a unor modele de venit din non-recurente în recurente. Aceste venituri recurente sunt un model tot mai atractiv de business. Atât profitul cât și cash-ul sunt mai predictibile, firma se bazează pe vânzări regulate, pe surse de venit continuu, reducând eforturile și resursele consumate pentru menținerea bazei de clienți.

Vedem tot mai multe firme care aleg, cu mare succes, venitul recurent ca model de venit ca, de exemplu, Netflix, Spotify, BirchBox sau care schimbă modelul tradițional de venit în abonamente, cum ar fi Microsoft, Amazon Prime.

Cum arată viitorul?

În etapa a 3-a – prognoza pentru perioada următoare – faci cele mai bune estimări în baza istoricului, a pieței și nevoilor actuale ale clienților tăi.

Asta presupune un set de decizii.

• Decizii cu privire la creșterea venitului liniilor de business și a afacerii, în ansamblul ei. Creșterea prețului și/sau a cantității vândute (a numărului de clienți) vor conduce la creșterea venitului.

• Decizii de creștere a marjei brute: pe lângă creșterea venitului, reducerea costurilor variabile cu produsul (COGS) va conduce la o marja brută mare. Este util să cunoști relația dintre costurile variabile și venit și apoi să folosești estimările de venit pentru a prognoza costurile variabile viitoare. De exemplu, dacă costul unitar variabil se reduce cu 10% pentru fiecare creștere a venitului cu 20%, cât va fi scăderea costul unitar variabil dacă vei avea o creștere a vânzărilor cu 33%?  Ca antreprenor, urmărești să crești marja brută – primul indicator de profitabilitate (diferența dintre venituri și costurile variabile) – ca aceasta să acopere în mod optim cheltuielile operaționale și să genereze profit.

• Decizii de reducere/optimizare a cheltuielilor operaționale care mențin activitatea firmei;

• Decizii cu privire la investiții în noi tehnologii, linii de fabricație și prioritizarea acestora;

• Decizii cu privire la segmentarea clienților în funcție de respectarea termenelor de plată;

• Decizii cu privire la cash flow-ul pentru următoarea perioadă, la persoana responsabilă de urmărirea încasărilor și plăților și la fondul de rezervă.

Sărbătorești sau încerci din nou

În etapa a 4-a – urmărirea periodică a rezultatelor – ai bugetul și urmărești lunar rezultatele profitabilității și ale cash-ului.

• Dacă rezultatele obținute sunt sub cele stabilite prin buget, vei lua decizii de optimizare a produselor sau serviciilor care nu au performat conform planificării.

• Dacă rezultatele obținute sunt peste cele stabilite prin buget, perfect, sărbătorește!
• Însă dacă, de fiecare dată, rezultatele obținute sunt peste cele din buget este posibil să ai nevoie să lucrezi mai mult la abilitatea ta de a estima, de a prognoza. E ok, este o abilitate care se perfecționează în timp, prin exercițiu.

• Vei folosi datele din buget ca să compari cifrele de la un an la altul sau de la o luna la alta. Dacă indicatorii sunt în scădere, vei decide măsuri de optimizare după ce analizezi motivele pentru care sunt în scădere (vânzări mai mici, de exemplu). De asemenea, poți compara evoluția cifrelor tale cu cea a competitorilor tăi.

• Ca să maximizezi performanța afacerii trebuie să întelegi și să monitorizezi indicatorii de performanță, cei care, odată îmbunătătiți, au un impact major asupra dezvoltarii afacerii. Decide care sunt indicatorii de performanță pentru afacerea ta. Pot fi vânzările, valoarea medie a comenzii, costurile variabile, dar și indicatori specifici, ca de exemplu costul de achiziție a unui client, numărul de contacte clienți, numărul de vizite pe site etc.

Ce ajustări trebuie făcute bugetului?

În etapa a 5 -a – ajustarea bugetului – îl revizuiești frecvent, în special dacă afacerea ta crește.

Folosirea unui buget actualizat te ajută în deciziile pentru perioada următoare.

Bugetul este un instrument flexibil. Nu trebuie să aștepți până anul următor pentru a implementa schimbările necesare într-un nou buget, ci iei decizii în cursul acestui an, cel puțin lunar, când revizuiești cifrele realizate în raport cu cele estimate. Până anul viitor poți evita dezastre, cum ar fi să rămâi fără cash.

Pune-ți frecvent întrebarea:

Ce ajustări trebuie făcute bugetului în această perioadă?

Ce schimbări trebuie implementate pentru a crește performanța?

Atunci când rezultatele estimate în buget nu sunt realizate, ca antreprenor poți folosi chiar această informație ca pe o experiență de învățare. Poți observa ce a mers prost, care sunt cauzele și să găsești soluțiile.

Dacă observi ca profitul firmei nu este suficient ca să convertească în cash, ia măsuri ferme de creștere a veniturilor și de reducere a costurilor. Dacă vezi că, lunar, cash-ul scade, ia măsuri de echilibrare a termenelor de încasare de la clienți cu cele de plată la furnizori, de reducere a stocurilor și asigură-te ca profitul crește. Vei fi poate în situația de a decide să faci un aport de capital sau să creditezi firma sau să apelezi la un credit bancar.

Bugetul poate și trebuie să influențeze deciziile într-o afacere. El conține obiectivele și aspirațiile unei afaceri.

Presupune planificare și control și reprezintă un ghid valoros pentru deciziile antreprenorilor.  Pornind de la buget, se stabilesc mecanisme de control care să reducă la minimum variațiile rezultatelor în raport cu estimările.

Antreprenorii care înțeleg cum să analizeze și să folosească bugetul vor avea un instrument puternic și valoros prin care să-și controleze si să-și crească afacerea prin decizii calculate.