Ca răspuns la mini-cursul gratuit despre cum să-ți planifici bugetul afacerii am primit mai multe mesaje de la antreprenori aflați la început de drum sau la faza de idee și m-am gândit că poate este util să prezint părerea mea despre etapele unei afaceri.

Așa că o să trec direct la subiect.

Etapa 1

Începi să exiști

Două prietene se întâlnesc la o cafea și își povestesc despre ce au mai făcut.

Monica tocmai a încheiat o colaborare cu firma la care lucra de câțiva ani, care intra în insolvență. Sătulă să o ia de la capăt cu angajările și încă înflăcărată de visul de a deveni independentă financiar pe care îl avea de mulți ani, înșiră câteva posibile idei de afaceri.

Gabriela este la al nu știu câtelea conflict cu angajatorul și, de ceva vreme, se gândește cum ar fi să își deschidă propria afacere, preluând o parte dintre clienți.

După câteva ore de discuții se naște ideea: vor face împreună o afacere pornind de la ideea Gabrielei. Evrica!

Pun pe un șervetel planul afacerii și constată că au nevoie niște bani de pornire. Spațiul în care se va desfășura activitatea trebuie adaptat și amenajat pentru business-ul lor.

Ziua e pe sfârșite și, odată ce soțul Gabrielei se întoarce acasă, cele două îi prezintă pe nerăsuflate planul tocmai născut. Soțul încuviințează și promite să ajute cu economiile. Super! Au găsit un investitor.

Cele două înființează împreună firma, găsesc un spațiu și încep amenajarea. În loc de 2 luni, amenajarea durează 5, bugetul inițial devine aproape dublu, se îndatorează, dar, în final, dupa 5 luni, demarează.

În loc de 6 clienți, au doar 4, iar ele aleargă de dimineața până seara să livreze serviciile, să găsească și alți clienți, să negocieze plata chiriei…Uff, au amânat-o încă două luni.

Acesta este un posibil scenariu pentru prima etapă a unei afaceri.

Este etapa în care apare ideea și firma. Angajații sunt de obicei antreprenorul sau antreprenorii, ca în cazul nostru. Doi prieteni, soț-soție sau oameni aflați în relații apropiate. Ei fac de toate. Vânzări, servicii sau producție, întreținerea spațiilor, etc. Literalmente de toate. De dimineața până noaptea.

La început, cu o efervescență extraordinară, plini de vise. Se ajută reciproc cu un spirit de echipă de invidiat, care se bazează pe relația lor de prietenie, nicidecum pe proceduri de lucru preluate din cele mai bune practici.

În această etapă, produsele sau serviciile sunt puține. Antreprenorii  le testează pe clienții existenți și pe prospecți. Vorbesc peste tot despre produsul sau serviciul lor. Adaugă sau renunță la anumite caracteristici ale produselor și/sau serviciilor lor în funcție de reacțiile pe care le întâlnesc și încearcă să găsească varianta ideală, cerută de piață.

Între timp, banii devin o mare problemă, amăna plăți, aduc bani de acasă, dar și aceștia devin tot mai puțini. Nu există o delimitare clară între banii personali și banii firmei. Au o experiență redusă sau nicio experiență în a-și controla banii și uneori nicio experiență în business și chiar în domeniul în care încep afacerea.

Contabilitatea este externalizată. Nimeni nu urmărește atent unde se duc banii, apar tot timpul cheltuieli neprevăzute, antreprenorul se simte vulnerabil, nesigur, dar ar vrea să „decoleze ca drona”, vorba Monicai din povestea noastra, dacă ar știi cum.

Focusul principal este supraviețuirea, procesele formale sunt minime sau inexistente.

În această etapă, antreprenorul trebuie să ia decizii agile, să fie flexibil în construirea bazei de clienți, care poate nu sunt cei ideali, dar sunt cei care pot asigura cash flow-ul de care afacerea are nevoie ca să continue.

În plus, în această etapă, firmele pot observa o cerere mai mare pentru produse sau servicii auxiliare celor pe care le-au gândit inițial. De exemplu, un restaurant poate avea un trafic mai mare la prânz decât seara. Firma va decide să-și concetreze atenția pe clientela de la prânz, deși poate serviciul inițial era gândit pentru cină. Deciziile agile, flexibile sunt cruciale în această etapă, pentru adaptarea la cerințele pieței.

Etapa 2

Supraviețuiești ca să prosperi – sau nu

Monica și Gabriela au angajat doi juniori care să le ajute în livrarea serviciilor, dar încă au nevoie de mai mulți clienți pentru a-și stabiliza afacerea. Muncesc din greu, a trecut aproape un an de la demararea business-ului, nu pot lipsi pentru ca nu are cine să le suplinească. Și-au deliminat oarecum responsabilitățile între ele, dar nu suficient, și ele și angajatii  înca fac de toate, deja primul angajat și-a dat demisia, au găsit cu greu pe cineva care a preluat din mers jobul. În continuare nu există procese și proceduri clare, comunicarea este verbală și pe fugă, nimeni nu are timp.

Mare parte dintre clienții existenți sunt multumiți de serviciile lor, au început să perceapă diferența fața de concurență și să le recomande serviciile altora. Cu toate acestea, sunt și clienți nemulțumiți de prestațiile unuia dintre angajați și decid să renunțe.

În aceasta etapă, antreprenorul sau antreprenorii au mai puține momente de entuziasm și mai multe în care își pun problema supraviețuirii. Situația este încă instabilă, deși începe să fie validat produsul sau serviciul. Baza de clienți este încă în formare, dar se construiește.

Atenția antreprenorului trebuie să fie îndreptată către păstrarea clienților și controlul veniturilor și al cheltuielilor. Întrebarea pe care și-o adresează ar trebui să fie: ” Putem genera suficiente venituri ca să continuăm activitatea și să susținem dezvoltarea pe care ne-o dorim?” Dobândirea controlului financiar este esențială pentru a conduce afacerea și pentru a planifica viitorul firmei.

În această etapă, echipa operațională este mică și fără autonomie, micro-manageriată de antreprenor.

Afacerea este încă vulnerabilă și poate rămâne în această etapă perioade lungi de timp, poate falimenta sau poate fi vândută, pentru recuperarea investiției sau în pierdere.

Firmele care depășesc această etapă de supraviețuire ajung în următoarea etapă după câteva luni sau în 1-2 ani.

Depinde foarte mult de antreprenor cât rămâne în această etapă și cum trece mai departe, dacă trece.

Parcurgerea acestei etape se poate face prin trial and error – până găsește singur calea. Unii stau în această etapă toată viața sau până renunță sau dau faliment. Acest proces de încercare și eroare este însă mare consumator de bani, de energie și de timp.

Evident că procesul poate fi scurtat prin învățare și prin ghidare de către un mentor care a parcurs cu succes acest proces.

În această etapă, unii dintre antreprenori conștientizează singuri că au nevoie de ordine, de organizare, de claritate și „de disciplină”, cum spune Monica. Cunoscând-o pe Monica, mi se pare transformațional pentru ea. Nu credeam că o să simtă nevoia de disciplină vreodată, mai ales că este mai degrabă o persoană creativă, neobișnuită cu reguli.

Dar da, disciplina și ordinea oferă claritate, te fac să vezi ” tot tabloul” și te eliberează de stres. „Nu mai vreau să mă uit cu lupa din loc în loc și să nu văd tot tabloul”. ” Vreau un sistem care să funcționeze, iar eu să mă pot dedica celeilalte părți, de dezvoltare, care să-mi aducă new business”. „În felul acesta, afacerea s-ar dezvolta mai sănătos”.

Mai sunt etape în dezvoltarea afacerii, pe care le gasesti aici.

Sigur că scenariile pot fi diferite, dar cred că sunt câteva elemente comune, care apar în cele mai multe dintre cazuri și pe acelea am încercat să le punctez mai sus.