Ședințele în care liderul deleagă rolurile sunt ședințe active, care motivează și dezvoltă abilități pentru viitorii manageri.

Cu mulți ani în urmă, am participat la un program de coaching pentru manageri, susținut de un consultant cu experiență internațională în strategii de dezvoltare organizațională. Numele lui este Alain Cardon.

Am preluat și aplicat din acest program multe cunoștinte și instrumente utile pentru un manager care conduce o firmă. Pe unul dintre ele vreau să ți-l prezint.

Eu l-am aplicat în echipele pe care le-am condus și a funcționat încă de la început.

Eram conștientă că trebuie să schimb ceva. L-am preluat pentru că ședințele operaționale și de management pe care le țineam mi se păreau lipsite de eficacitate, de structură și produceau puține efecte.

Pe de altă parte, constatam că lipsa sedințelor nu este soluția.

Ai observat probabil că, de multe ori, ca manager-antreprenor, tu pregătești, tu conduci întâlnirile cu oamenii din firma ta și probabil tu te ocupi de implementarea de după sedință.

Alain ne-a spus de la început: “cu cât șeful duce mai mult în spate toate procesele cu atât echipa deține puterea”. De fapt echipa îi deleagă șefului, în loc să fie invers. El le face pe toate. Dacă nu poate participa la o ședință, aceasta nu are loc. Membrii echipei sunt pasivi. Nu sunt responsabili pentru nimic.

Gândește-te însă că ședința este o entitate dintr-un sistem – firma. Și atunci te întreb: “Dacă așa se desfașoară lucrurile cu ședința, cum oglindește asta ce se întâmplă cu firma în întregul ei?”

Dacă îți propui să implici activ membrii echipei, să dezvolți managerii și angajații din firma ta, să delegi, ședințele active sunt un instrument util pentru început.

Un instrument orientat spre rezultate

Ședințele active – de delegare – sunt un instrument de performanță. Odată ce vei schimba modul în care au loc întâlnirile cu echipa, se schimbă și procesele în firma ta, deci și rezultatele. Sedința activă îi va face pe cei din firma ta să se simtă motivați, să participe la sedințe performante și colaborative.

Modul de organizare și derulare al întâlnirilor, pe care ți-l voi descrie mai jos, va acționa profund asupra interacțiunilor din echipa ta atât în timpul sedințelor cât și în afara lor. Te va ajuta în deciziile colective și performante.

Te va ajuta să schimbi cultura organizațională. Dacă delegi în procesul sedințelor, delegi în toate procesele de echipă.

Cum arată sedința activă – de delegare?

Un prim element al sedinței este agenda clară, întocmită și distribuită înainte de sedință de moderatorul desemnat (vei vedea mai jos rolul acestuia).

Fiecare dintre participanții la sedință care are subiecte de pus în discuție și decizii de luat, îi trimite moderatorului aceste subiecte. Menționează subiectul, decizia urmărită și timpul necesar. Agenda va fi însoțită de documentele necesare pentru dezbateri și decizii (dacă există).  Astfel se administrează mai bine sedința, chiar înainte ca ea să aibă loc.

Iată un exemplu al posibilei comunicări trimise moderatorului de unul dintre managerii participanți:

“Subiectele propuse de mine sunt următoarele:

1. Continuarea seriei A a produsului X

Decizie necesară: perioada optimă de lansare a seriei în trimestrul 1

Timp necesar: 10 min

2. Informare asupra comenzilor din luna ianuarie

Decizie necasară: grila de discounturi pentru luna ianuarie

Timp: 5 min

3. Proiectele 1 și 2

Decizie necesară: Care sunt termenele de finalizare și cine sunt project managerii?

Timp: 20 min”

Roluri delegate

Decidentul deleagă toate funcțiile managementului unei ședințe active. Acestea sunt preluate de participanți ca roluri:

• Moderator/facilitator
• Time-keeper
• Decision driver
• Coach

În afară de rolul de participant, celelalte roluri sunt îndeplinite, pe rând, de fiecare membru al echipei, sistematic și fără excepție și sunt planificate în prealabil.

Ca să asiguri circularitatea rolurilor unei ședințe active ține un tabel pentru planificarea și urmărirea rolurilor.

Moderator/facilitator

Acesta întocmește agenda sedinței, colectând subiecte de discuție, așa cum am descris mai sus. Se asigură că toți participanții la sedință sunt informați despre agendă, au documentele necesare și sunt pregătiți să participe activ la subiectele de pe agendă.

În timpul sedinței, el moderează și se asigură de fluxul de energie și informații.  E ca un dirijor, atent la treceri și interfețe între participanți, la participarea fiecăruia.

El are și rolul de participant și, la fel ca ceilalți, își prezintă ideile despre subiectele în discuție, însă nu participă mai mult decât ceilalți. Lasă echipa să se implice în mod continuu, productiv și creativ.

Este atent și la cei care îndeplinesc celelalte roluri ca time-keeper și decision driver, cu privire la gestiunea timpului sau la provocarea deciziilor.

Decision driver (provocatorul de decizii)

Pe tot parcursul unei ședințe active, constant și activ, provoacă și notează deciziile echipei supuse validării liderului.

Poate adresa întrebări de tipul:

“Ai putea reformula ce-ai spus ca să devină o decizie?

“Este momentul să luăm o decizie?”

“Schimbăm subiectul fără să fi luat o decizie”

Decision driver-ul se asigură că echipa rămâne în întregime focusată pe elaborarea deciziilor. Acestea trebuie să fie clar formulate și măsurabile, cu termene definite și cu numirea responsabilul de implementare.

El nu este responsabil de formularea deciziilor, ci se asigură că echipa ajunge la o decizie. De asemenea că sunt stabilite clar acțiunile, termenele și responsabilul cu implementarea.  

Responsabilul cu implementarea este o singura persoană, chiar dacă acțiunea respectivă va fi executată de mai mulți membrii ai echipei. Termenele sunt și ele exacte și cât mai scurte ca echipa să nu piardă motivația și să fie concentrată pe performanță.

Înregistrarea deciziilor din timpul unei ședințe active se face într-un tabel Excel – pe care noi îl numeam decision sheet (foaie de decizii).

Subiecte/decizii              Propus de           Termen               Responsabil

Foaia de decizii este distribuită tuturor participanților, imediat ce se termină ședința. Astfel, toți primesc aceleași informații.

O dată la 6 luni se poate face un inventar al deciziilor și al rezultatelor, al respectării termenelor, al performanțelor obținute. Aceste foi de decizii sunt ca un tablou de bord al activității.

Time Keeper-ul

Ajută echipa să respecte secvențele de lucru pe care și le-au alocat în agenda.

El reamintește participanților importanța respectării timpului pe toată perioada de desfăsurare a ședinței.

El nu este responsabil de respectarea intervalelor de discuție. Nu poate obliga echipa să se oprească sau să prelungească secvențele de lucru.  Timpul sedinței active aparține întregii echipe, iar deciziile în legătură cu oprirea sau prelungirea ei îi revin întregii echipe sau decidentului.

Dacă o secvență de lucru are 20 de minute să spunem, time keeper-ul poate anunța la fiecare 5 minute. Grupul este anunțat regulat și clar cât timp s-a scurs și cât a mai rămas.

“Am folosit 5 minute din timpul anunțat, au mai rămas 15 minute”.

Dacă timpul este depășit, time keeper-ul anunță: “am depășit timpul cu 5 minute.”

Ritmul de anunțare se păstrează pe toată durata. Nu e recomandat să fie mai mare de 10 minute. Se evită astfel pierderile de timp.

Coach

Coach-ul de sedință intervine la sfârșitul ei. Timpul alocat pentru el este de 15 minute la o sedință de 2 ore.

El comunică fiecărui membru al echipei, adresându-i-se direct, cum să îmbunătățească prezența in următoarea sedință.

 “După părerea mea, o cale de îmbunătățire posibilă pentru participarea la următoarea sedință ar fi să….”

Coach-ul nu dă feedback pozitiv sau negativ la comportamentul din timpul sedinței. Părerea lui este centrată pe soluții. Nu judecă, nu arată cu degetul.

Participant

Toti cei prezenți – participanții – inclusiv liderul, își spun punctul de vedere în fiecare dezbatere despre toate subiectele, indiferent dacă este expert sau nu, responsabil sau nu.

Responsabilitatea de echipă primează asupra responsabilității din domeniul de expertiză. Apară interesele echipei în ansamblul ei. Apoi ale domeniului sau de expertiză.

Rotația corectă a rolurilor descrise mai sus în ședințele active ajută la învățarea și dezvoltarea principalele competențe funcționale ale unui lider, prin fiecare din acele roluri.

În felul acesta firma, în ansamblul ei, învață și progresează prin practicarea, în mediul de lucru, a competențelor de lider.

Participanții la aceste sedințe învață să formuleze și să ia mai bine deciziile în echipele/departamentele lor. Să practice un management al timpului pe termen mediu și lung. Să gestioneze energia și participarea individuală și colectivă în orice proiect.

În sine acest proces al ședintelor active – de delegare – este un proces de dezvoltare managerială. Membrii echipei se dezvoltă ca manageri și lideri. Este, în același timp un proces de delegare. Rolul este acela de a îmbunătăți performanța întregii organizații. 

Dacă vrei să citești și despre dezvoltarea abilităților de planificare financiară a afacerii tale click aici și vei primi un minicurs GRATUIT despre Cum îți planifici bugetul și cum controlezi banii afacerii tale.