Micro-managementul este controlul exagerat al antreprenorului sau al managerului, un comportament care afectează echipa.

În cursul despre planificare și bugetul afacerii, vorbesc antreprenorilor despre secretele din spatele cifrelor.

Însă momentul din curs care animă cel mai mult este cel în care pun în discuție implicarea echipei. În procesul de planificare, de bugetare, dar și în general.

Boom!

Parcă deschid cutia pandorei.

Încep să curgă întrebări.

“Cum aș lăsa un angajat să ia decizii care afectează vânzările afacerii?”

“Cum pot avea încredere în echipă?”

“Dacă nu se implică ce fac? Pleacă și de unde mai iau altul?”

Cusurul multor antreprenori români este micro-managementul. Am văzut asta chiar în firme cu câteva sute de angajați!  Antreprenorul – manager, deși epuizat, neîncrezător în echipa lui, continuă sa incerce să cuprindă totul și pierde din vedere esențialul. De multe ori pierde direcția.

Dacă ești în această categorie te invit să-ți pui următoarea întrebare: “Daca nu aș avea aceasta problemă, spre ce mi-aș îndrepta toată energia?

Rolul tău ca antreprenor – manager nu este să verifici dacă secretara a scris perfect scrisoarea sau să dai mii de telefoane ca livrarea de luni sa aibă loc.

Rolul tău este să-ți conduci firma către succes. Către profit și cash. Acesta este scopul final al afacerii, nu?

Pentru asta, tu – ca manager al propriei firme – trebuie să faci lucruri mult mai importante, care țin de funcțiile cheie ale unui manager. O să le vezi mai jos.

TU dai tonul

Punctul de pornire ești chiar tu, antreprenorul care manageriază echipa.

Cred ca deja ai observat pe propria piele că, dacă vrei să crești afacerea, nu poți face totul singur. Oamenii sunt cei mai importanți în firma ta.

Însă, ca să-i conduci spre rezultate, tu trebuie să fii în echilibru cu tine și responsabil în raport cu afacerea ta. Îți place sau nu, ești un model pentru ei. Și trebuie să fii și un model pentru tine😊.

Asta înseamnă că este nevoie să lucrezi cu tine, să-ți depășești limitele. Să nu-ți fie frică să-i lași pe ceilalți să se implice.

Altfel se creează un cerc vicios în care anxietatea ta duce la neîmplicarea lor. Le tai aripile.  Angajatul nu-ți mai spune părerea lui, pentru că nu e încurajat să comunice. Pentru că tu îi arăți de fiecare dată că știi mai bine, că faci mai bine și că nu e loc de implicarea lui. Apoi te plângi ca ești epuizat, că el nu face, că nu îi pasă.

Care este rolul tău?

Tu ești model pentru echipa ta. Dacă ai o echipa mai mare vei lucra direct cu echipa cheie de management și ea, la rândul ei, va fi model pentru cei pe care îi ghidează.  

Iată cele 5 roluri principale pe care trebuie să ți le asumi ca antreprenor-manager:

• Planifici

Stabiliești obiective și definești modul în care vor fi îndeplinite cu resursele și abilitățile pe care le are firma ta.

Stabilești strategia și modul în care o implementezi. Împreună cu echipa.

Acesta este un proces continuu, pe care îl faci și refaci, pe termen scurt și lung.

De exemplu:

Strategia pe termen lung ar putea fi diversificarea canalelor de vânzare, prin extinderea rețelei de retail. Strategia pe termen scurt este în consecință alocarea resurselor pentru deschiderea de noi magazine.

În procesul de bugetare, pentru a implementa strategia lucrezi împreună cu echipa. Ce vânzări estimează George de la vânzări pentru perioada următoare în noile canale? Cât poate produce echipa lui Paul, șeful producției, fără a avea rupturi de stoc? De ce buget are nevoie Ana, de la marketing, pentru a ajuta vânzările să-și atingă obiectivul?

• Organizezi

Plan your work and work you plan.

Odată ce ai planul îl pui în acțiune. Pentru asta ai nevoie de organizare, o alta funcție importantă a managementului.

Pui echipa împreună și vezi cum interactionează ca să atingă un scop comun. Din experiența mea, chiar o echipă conflictuală se poate alinia și poate performa dacă are un scop comun și e responsabilizată să-l îndeplinească.

Trebuie să cunoști oamenii din echipa ta, să știi ce personalitate au, ce abilități și ce experiență au. Să ajungi să ai incredere în propunerile și deciziile lor. Și mai ales în procesele și procedurile din spatele lor. În exemplul nostru, Ana, George și Paul reprezintă profilul ideal al angajatului. Tu trebuie să știi cum arată avatarul angajat ideal și să continui să-i instruiești pe cei din firmă prin traininguri și dezvoltare personală. Dacă nu se ridică la înălțimea așteptărilor, continui să cauți. Ana poate fi viitoarea Maria, George poate fi Dan, Paul – Răzvan, până găsești echipa cheie pe care te poți baza.  Acesta e procesul formării echipei tale. Ia timp, dar merită. Iar tu ești responsabil să o găsești.

Combină resursele tale umane cu cele materiale, cum ar fi echipamentele și tehnologia, dar și cu cele financiare, ca să obții un rezultat final optim pentru firma ta.

• Faci managementul echipei

Recrutezi și dezvolți resursa umană în funcție de valorile și viziunea firmei tale.

Caută cei mai buni oameni disponibili. În felul acesta te vei diferenția de competitori. Gândește-te că împreună cu ei vei construi viitorul firmei tale. E un proces vital și continuu.

Primul lucru este să te inconjori de oameni de care nu ți-e frică că iau decizii. Oameni care, pe domeniul lor sunt specialiști, posibil că știe mult mai bine decât tine acel domeniu. De aceea i-ai recrutat. De aceea sunt acolo. Dacă greșesc? Învață. Ești acolo să le dai feedback, să îi responsabilizezi.

Pe lângă recrutare eficientă, educația și trainingul personalului sunt cele mai bune investiții pe care le faci în  firma ta. Sunt studii care spun ca învățarea continuă și dezvoltarea în carieră au un scor mai mare decât un salariu atractiv atunci când vorbim de satisfacția la locul de muncă.

Oferă-le acces la informații operaționale și financiare de care au nevoie.

Acordă feedback onest și în timp real. Felicită și încurajează-i atunci când fac lucrurile bine și discută deschis despre ce trebuie să îmbunătățească.

Dacă angajații înțeleg că antreprenorul manager este interesat de dezvoltarea lor și de succesul firmei, el va avea un succes mai mare.

• Ești lider

Managerii care sunt lideri buni inspiră și motivează membrii echipei să obțină rezultatele stabilite.

Să fii un bun lider înseamnă să înțelegi emoțiile angajaților, atitudinile și valorile lor. Să construiești un mediu care le stimulează talentele.

Nu e o sarcină ușoară.

Dar nici imposibilă.

Nu trebuie să fii la fel de carismatic ca Steve Jobs ca să fii un lider bun.

În experiența mea, cel mai important job al unui lider bun este să alinieze dezvoltarea personală a fiecărui membru cu succesul întregii firme.

Să construiești o cultură a încrederii în care indivizii lucrează împreună, deschis, fără să existe dispreț și ranchiună. Asta pentru că înțeleg că adevărata competiție este în afara firmei, nu în interiorul ei.

• Verifici și supervizezi

Premisa acestui rol presupune în primul rând responsabilizarea angajaților. Cum? Prin stabilirea unor indicatori de performanță (KPIs) și prin urmărirea și măsurarea acestora.

Să verifici înseamnă să cuantifici și să urmărești rezultatele obținute de fiecare membru, dar și de firma în ansamblul ei. Dacă nu măsori nu poți îmbunătăti.

Iată ce presupune stabilirea unor indicatori de performanță prin care Ana, George și Paul sunt responsabilizați.

Pentru Ana, la marketing, un KPI ar putea fi numărul de leaduri calificate, adică numărul de persoane interesate să cumpere produsele firmei tale. Un alt KPI pentru Ana ar fi costul de achiziție client, respectiv cât cheltuiești pentru a câștiga un nou client.

George, la vânzări, poate urmări valoarea de viață a clientului, adica suma totală pe care acel client o va cheltui pe produsele/serviciile firmei tale. Ar mai putea urmări, de exemplu, rata de retenție a clienților, numărul de clienți activi care revin pe o perioadă de timp – loialitatea clienților.

Paul, la producție, urmărește durata ciclului de fabricație, numărul de produse fabricate/oră/angajat, procentul de produse cu defect, de exemplu.

Urmărind acești indicatori,  Ana, George și Paul vor ști ce măsuri trebuie luate pentru a îmbunătăți rezultatele. Discută cu ei aceste măsuri, încurajează-le performanțele și solicită soluții pentru rezultatele sub așteptări “Care este părerea ta? Cum rezolvăm? Care este decizia ta ?” Tratează-i ca pe niște intraprenori.

Ei fac muzica

Membrii unei echipe construite in jurul acestor principii de lucru vor putea lua decizii calculate și educate. Și atunci nu îți mai e teamă că iau decizii sau că nu se implică.

Tu ești cel care da tonul iar ei fac muzica, împreună cu tine.

Dacă le creezi spațial necesar, ei vin cu idei și soluții. Aleg modul în care vor îndeplini un obiectiv.

Se simt eficienți, valorizați și responsabilizați. Și se implică.