🔎🔎🔎  Îți prezint mai jos pașii principali pe care și tu îi poți parcurge ca să-ți planifici bugetul și să-ți controlezi afacerea.

Înainte de toate îți spun despre buget că este un instrument de management și de planificare a viitorului afacerii. Dacă ai echipă, implic-o în realizarea previziunilor și în felul acesta va avea o motivație în plus la implementare.

I.        Viziunea

Înainte de a planifica bugetul de venituri și cheltuieli, revizuiește-ți viziunea afacerii tale, scopul ei:

1.    care este nevoia specifică pe care produsele sau serviciile tale o acoperă și dacă acestea sunt soluția potrivită pentru a atrage suficienți clienți.
2.  cine este clientul tău și ce îi oferi special ca el să continue să te aleagă și să te recomande
3. cât de mare este piața ta, cât vrei să cucerești din ea și în cât timp
4. care este cel mai potrivit model de business pentru clientul tău și cel mai profitabil pentru tine
5. cum îți stabilești obiectivele de business ca ele să fie realizabile și să te ajute să îți securizezi și să îți dezvolți afacerea
6. care sunt strategiile prin care vei atinge acele obiective, prin ce activități concrete le vei realiza și cu ce resurse

Acești pași te vor ajuta să-ți clarifici direcția pe care vei merge, acțiunile pe care le planifici și resursele necesare. Practic, îți vei cunoaște foarte bine clienții actuali și potențiali, vei ști la ce nevoie arzătoare răspunde soluția ta, respectiv produsul/serviciul tău, vei ști că piața căreia te adresezi este suficient de mare, vei înțelege modelul prin care afacerea ta produce bani, îți vei seta obiectivele, strategia și acțiunile concrete prin care produci bani, stabilindu-ți repere de timp și indicatori, pentru a măsura rezultatele.

În acest punct începi să-ți construiești și să monitorizezi P&L-ul si Cash-flow-ul, instrumentele financiare ale bugetului, parte esențială din planul tău de business. Ele sunt fundamentul pe care iti validezi deciziile.

II . Construcția și monitorizarea P&L-ului

1. Cunoaște cifrele cheie ale afacerii, cuprinse în P&L, prin care îți prezinți afacerea unui posibil investitor sau unui prieten.

                    VENIT                                         50.000                             100%

                        –                                                                                                 

       Costul produselor vandute                     20.000                               40%             

                       =                                                                                       

            Marja Brută                                         30.000                               60%             

                       –                                                                                                            

      Cheltuieli Operaționale

       (chirii, salarii, etc)                                   20.000                               40%   

                      =                                                                                         

                 PROFIT                                           10.000                               20%   

În general, când vorbești despre aceste cifre, le exprimi în procentele pe care ele le reprezintă în venituri. Ai 60% marjă brută, 40% cheltuieli operaționale, 20% profit, spre exemplu.

2. Analizează-ți evoluția veniturilor, a marjei brute și a profitului din anii anteriori, de la o lună la alta, ca să înțelegi unde și de ce apar variații. Compară aceeași lună din ani diferiți: ianuarie 2020 cu ianuarie 2019, de exemplu. Pune-ți întrebări despre aceste variații ca să clarifici acțiunile pe care le vei întreprinde.

3. Compară veniturile și mai ales marja profitului tău cu cel al competitorilor ca să știi cum performează afacerea ta și ce ai de făcut.

4. Fă asumpțiile de produse, vânzări și prețuri, în baza analizei istoricului activității tale, după ce ai revizuit direcția de mers, obiectivele, strategia viitoare.

5. Calculează cât mai corect costurile directe legate de vânzări pentru a avea o imagine reală a marjei brute, pe care o compari cu cea a competitorilor tăi, ca să știi dacă și cum poți să o optimizezi prin creșterea veniturilor sau reducerea costurilor, sau ambele. Ea te va ajuta să iei decizii concrete în situații de business cum ar fi acordarea de discounturi, stabilirea targetului de vânzări, investiții în utillaje, etc.

6. Definește, revizuiește și urmărește cheltuielile operaționale ca să le optimizezi. Mai ales în această situație de criză, pe care o traversăm, aceasta este una dintre primele măsuri pe care ar trebui să le iei: ajustezi chiria, salariile, utilitătile, păstrând însă resursele cheie care te ajută să-ți securizezi și apoi să-ți crești afacerea.

7. Calculează-ți pragul de rentabilitateca să știi cât trebuie să vinzi ca să acoperi toate cheltuielile.

8. Determină care este venitul pe care trebuie să-l ai și ce marja brută ca să crești profitul.

Ca să optimizezi activitățile, liniile de business sau categoriile de produse/servicii din afacerea ta, faci calculele de mai sus pe fiecare dintre acestea. Vei observa ce anume trebuie să elimini sau să îmbunătătești.

Conform principiului lui Pareto, 80% din efecte sunt produse de 20% din cauze. Analizează care sunt liniile de business și/sau categoriile de produse care îți aduc 20% din rezultate (venit, profit) și concentrează-te pe ele. Tratează diferit cei 20% dintre clienți care îți generează 80% din business.

III. Construcția și, mai ales, urmărirea atentă a CASH FLOW- ului

Este poate cea mai importantă lecție pe care am învațat-o în business. Cash IS king! Vânzarea nu este completă fără încasarea valorii ei. Aș spune că nici nu este vânzare dacă banii nu intră niciodată în cont. Chiar dacă acea factură este înregistrată, dacă nu va fi niciodată încasată, în final va fi înregistrată ca pierdere. Deci, mai ales în această perioadă, prioritar este cash-ul.

1. Fă-ți un sistem intern prin care urmărești zilnic facturile de încasat și cele de plată. Să știi exact câți bani intră și cât ies din bancă.

2. Calculează-ți vechimea soldului și fă-ți un sistem de avertizare, de notificare a clienților înainte de scadența facturilor

3. Calculează-ți numărul mediu de zile de încasare și compară-l cu numărul mediu de zile de plată și asigură-te ca încasezi mai repede decât plătești.Dacă nu ești în această situație, fă tot ce poți să renegociezi termenele de plată cu clienții și cu furnizorii.

5. Pune în tabelul de Cash Flow încasările și plățile în fiecare săptămână sau lună și fă estimările pentru următoarea perioadă, știind care este soldul inițial de la care pornești. Vei observa că estimările îți arată dacă și când rămâi fără cash. E important pentru că vei ști să iei măsuri din timp și vei evita costurile unei redresări dificile.
6. Observă cash-ul care rămâne după acoperirea tuturor cheltuielilor – free cash– și decide ce vei face cu el: reduci datoriile, distribui dividente, faci investiții, etc.

IV. Citește bilanțul – ca să știi ce bunuri ai și care sunt sursele de finanțare.

Bilanțul este ca o radiografie care reflectă situația la un moment dat.

Pe baza datelor din bilanț vei putea calcula lichiditatea și solvabilitatea firmei.

1. Urmărește totalitatea activelor (bunurilor) afacerii și cum sunt finanțate (prin capitalul actionarului sau prin datorii)

2. Baza activelor deținute de firma îți arată abilitatea de a genera venituri în viitor

3. Pasivul îți arată obligațiile viitoare ale afacerii

4. Capitalul de lucru –lichiditatea pe termen scurt

5. Structura capitalului – cum este finanțată o companie între datorii si capital.

In fiecare perioadă, compară previziunile din P&L si Cash Flow cu cifrele realizate. Dacă ai atins sau depășit cifrele din previziune, sărbătorește! Dacă nu, verifică de ce și ce poți face mai bine.

O imagine de ansamblu este dată de citirea și folosirea tuturor celor 3 instrumente de mai sus.

Cu ajutorul P&L-ului compari cifrele cheie de la un an la altul (profit, venit, etc), faci o analiza orizontală a acestora, și apoi urmărești evoluția lor în raport cu industria din care faci parte. Compari procentul marjei brute, al marjei profitului net, faci o analiză verticală, și vezi dacă acestea se îmbunătățesc în timp.

Cu ajutorul Cash Flow-ului vezi cât cash generează firma ta într-o perioadă de timp ( săptămână, lună, an) din activitatea ei. Știi deja că profitul este diferit de cash. De ce? Momentele de înregistrare ale celor două diferă, în multe cazuri. Profitul se înregistrează fără TVA, cash-ul cu TVA. În plus, sunt cheltuieli non-cash care intră in calculul profitului, cum ar fi amortizarea. De aceea poți avea situația în care ai profit dar nu ai cash, și invers.

Bilanțul îți arată dacă firma ta are posibilitatea să-și plătească datoriile pe termen scurt, cât de pregatită este să-și continue activitatea, dar nu îți arăta cum se generează profitul.

După cum vezi, aceste trei instrumente te ajută să-ți analizezi și să-ți planifici afacerea, privind-o din perspective diferite.

Când înveți să-ți cunoști și să-ți controlezi cifrele în acest fel, bugetul va deveni o unealtă indispensabilă în afacerea ta. Începi să iei decizii din ce în ce mai bune. Ți-o spun din experiență.

Cea mai mare revelație pe care o vei avea când îl vei folosi va fi structura pe care ți-o va da, claritatea, care îți va elibera creierul de stres.

Când creierul știe care-i planul și ce are de făcut la următorul pas, se relaxează și abia atunci își eliberează întreg potențialul creativ.

Dacă spui că nu știi de unde să iei cifrele, cere contabilului să ți le dea. Ia-ți o pauză de la activitatile zilnice sau folosește această perioadă să creezi cele două tabele și cere-i contabilului bilanțul.

Fii curios să vezi care dintre categoriile de produse sau liniile de business produce cel mai mult și cum poți să le transformi cu adevărat în motoare ale afacerii tale.

Fă asumpții, găndește out of the box și vezi cum poate creativitatea ta să schimbe cifrele. Chiar dacă parcurgi o etapă dificilă, gândește în termeni de oportunități. Nu sunt o optimistă incurabilă, ci o luptătoare până la capăt. Aceasta perioadă ar trebui să te provoace să fii deschis la a schimba ceva astfel încât să obții rezultate diferite.

Care este miza pentru tine ca să-ți securizezi afacerea și să o dezvolți? Gândește-te la asta. Eu îți spun că aceste instrumente te ajută să treci la următorul nivel de a face afaceri. Poți face asta.