Există instrumente utile de planificare a bugetului, care te ajută să simulezi diferite scenarii posibile, ca să iei decizii calculate, să știi cum și cât poți să o susții cu cash-ul pe care îl ai, cum evoluează acesta și unde trebuie să-ți concentrezi atenția pentru a-ți securiza și a-ți dezvolta afacerea.

Îți dau mai jos două exemple prin care antreprenorii au luat decizii folosindu-se de buget ca instrument de analiză și planificare.

🔎🔎🔎 Studiu de caz  1: O firmă de comerț, care are două magazine off-line.

Antreprenorul avea o evidență minimă a veniturilor și a cheltuielilor cu marfa, dar și a celor fixe la nivelul firmei. Nu era foarte mulțumit de profit și nu știa cum să-și calculeze cash-flow-ul pentru a nu rămâne fără capital de lucru.

Am construit și analizat împreună cele două instrumente:

• P&L-ul – pentru a vedea profitabilitatea la nivel de categorie de produse: alimentare, băuturi, etc.
• Cash-Flow-ul pentru a vedea care este cash-ul efectiv la sfârșitul fiecărei luni.

Imediat după ce a completat toate datele în P&L pe categorii de produse, a observat ca există categorii care generează pierderi. Acorda discounturi clienților fără să calculeze efectul lor. În plus, deși avea discounturi de volum de la furnizori nu ținea o evidență clară a volumului de marfă achiziționat și a costurilor de achiziție în relație cu acesta. 

P&L-ul poate fi construit la nivel general al firmei, dar și la nivel de departament, divizii, linii de business, categorii de produse, produse și astfel poți face zoom in pe un nivel, cum ar fi o categorie de produse și să observi doar performanța acesteia, ca apoi să o poți îmbunătăți.

După ce și-a construit P&L-ul pe categorii de produse, decizia a fost să diminueze cheltuielile cu marfa. Având volumul exact pe fiecare categorie de produse și costul de achiziție, a negociat cu furnizorii diminuarea costurilor și chiar a înlocuit unii dintre furnizori, căutând alții cu condiții mai bune.

Faptul că avea datele istorice ale cantităților achiziționate pe fiecare categorie de produse, de la fiecare furnizor l-a ajutat să reducă aceste costuri, obținând astfel o profitabilitate mai bună.

În plus, a decis să elimine produsele cu potențial mic și să stabilească obiective de creștere a cantității vândute dintr-un număr de produse cu potențial mare, prin acțiuni concrete de marketing și vânzări.

Căutând variante de creștere a venitului, discutând cu furnizorii și având informații relevante din piață, a decis să adauge noi produse portofoliului său, cu un potențial mai mare și în trend cu dezvoltarea pieței.

Mai mult, are o cerere tot mai mare de comenzi online și livrare la domiciliu, așa că a inclus în P&L o noua divizie – cea online, pentru care și-a stabilit obiective și procese de lucru.

🔎🔎🔎 Studiu de caz  2: O firmă de construcții 

Acest antreprenor urmărea veniturile și costurile directe ale serviciilor, însă nu urmărea marja brută pe client și nici cash flow-ul firmei.

Fiind o afacerea afectată de sezonalitate, avea nevoie să-și calculeze mai bine cash-ul, astfel încât acesta să acopere perioadele în care activitatea este redusă. Trebuia să se asigure ca profitul și cash-ul din perioadele cu activitate intensă sunt suficiente.

P&L-ul pe care l-a construit l-a ajutat, în primul rând, să urmărească marja brută pentru fiecare client. A observat că există clienți neprofitabili, cu o marja mult sub cea a firmei. Și-a stabilit obiectivul de marja brută a firmei și, în funcție de acesta, și-a segmentat clienții și și-a stabilit oferta de pret pentru următoarea perioadă.

Pentru a stabili obiectivul de profitabilitate, a facut analiza istoricului și a pieței, în conditiile actuale. Pe baza acesteia și-a proiectat câteva scenarii: cel mai bun, cel mai prost și cel mai probabil.

Și-a revizuit cheltuielile fixe astfel încât să-i permită securizarea afacerii, fără să pericliteze dezvoltarea ulterioară. Le-a stabilit astfel încât, chiar și în cel mai prost scenariu al veniturilor, afacerea să fie profitabilă. În rest, a ales să lucreze cu cel mai probabil scenariu de venituri și profitabilitate.

Acum are veniturile, cheltuielile variabile și fixe, dar și profitabilitatea, estimate pentru lunile ce vor urma până la sfârșitul anului și le urmărește cu strictețe. La mijlocul lunii mai avea deja 75% din veniturile estimate. Putea spune care este ziua în care va atinge venitul estimat și cu cât îl va depăși. Cool!

Pe baza P&L-ului și-a planificat și tabelul de Cash-Flow. Și-a stabilit estimarea de cash la sfârșitul fiecărei luni astfel încât să existe un excedent de cash în lunile cu activitate intensă, iar acesta să fie suficient cât să acopere și să depășească necesarul de cash din lunile cu activitate redusă (lunile de iarnă). 

Te gândești că aceste instrumente sunt greu de folosit?

În fapt, sunt 2 tabele in Excel, ușor de folosit.

Odată ce le-ai setat, trebuie doar să modifici cifrele în funcție de strategiile pe care le gândești, în diferite scenarii.

Dacă ai citit materialele mele de până acum, însemnă că e important pentru tine ca afacerea ta să fie profitabilă și tu să înveți să influențezi asta citind cifrele ei și planificându-le.

Nu te gândi că trebuie să fii expert sau că doar unii dețin secretele acestor instrumente. Este un lucru care se poate învăța. Totul este să ai structura și planul.

Poate că ești un vânzător extraordinar sau un arhitect inspirat. Poate că ești foarte bun în relația cu clienții și cu angajații. Conceptul tău de business poate fi fantastic. Dar dă-mi voie să-ți spun că, dacă nu ai cunoștințele financiare, vei avea un dezavantaj în lumea afacerilor – ca antreprenor.

Poate spui “Nu-mi place matematica, nu sunt un fan al cifrelor. Am început o afacere pentru că am avut o idee grozavă și am vrut să fiu propriul meu șef, nu ca să calculez cifre.”

Poate te va surprinde ce-ți voi spune acum: cea mai mare parte a indicatorilor folosesc adunări și scăderi. În unele cazuri folosești înmulțiri și împărțiri. Deci fii fără frică: matematica folosită e ușoară. In plus, instrumentele pe care le vei folosi sunt simple tabele Excel care îți calculează cifrele. Tu ai nevoie să înveți structura și semnificația lor.

În articolul „Cum să nu dai faliment – 4 pași care fac diferența” vei vedea care sunt pașii prin care să îți întocmești și să urmărești bugetul tău de venituri și cheltuieli.